La politique énoncée ci-après s’applique aux traitements de données personnelles effectués par L’association « Le Club DPO », dont la présidente est Madame Nathalie Chiche (ci-après désignée le responsable du traitement).

1 – Dispositions générales

Les dispositions qui suivent concernent tous les traitements de données personnelles effectués par le responsable du traitement, sauf mention contraire dans les dispositions spécifiques.

Cadre juridique – conformité au RGPD et à la loi française

Le responsable du traitement déclare qu’il effectue des traitements de données personnelles conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désigné le RGPD) et à loi française n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (modifiée)

Responsable du traitement et autres intervenants

Le responsable du traitement est identifié ci-dessus.

L’association « Club DPO »

Ordre des Avocats. Bureau des Associations

CS 80420

75053 Paris Cedex 01

courriel : contact@clubdpo.fr

site : https://www.clubdpo.fr

Le représentant légal du responsable du traitement est la Présidente Club DPO  : Nathalie Chiche,

Ses coordonnées sont :

Ordre des Avocats. Bureau des Associations

CS 80420

75053 Paris Cedex 01 

Courriel : contact@goldenplacefordpo.fr

Site : https://www.clubdpo.fr

Les principes de la protection des données

Du respect du principe de transparence

Dans un souci de transparence, Le Club DPO prend soin d’informer les personnes concernées de chacun des traitements qui les concernent.

Nous intégrons systématiquement sur les supports de collecte de données personnelles des mentions d’information lorsqu’un nouveau traitement de données à caractère personnel est mis en œuvre.

Ces informations comprennent les catégories de données traitées, les catégories de personnes concernées, la ou les finalité(s) du traitement, la durée de conservation de vos données ou à défaut la méthode de fixation de ces délais, la base juridique du traitement, les destinataires, l’existence ou l’absence de transfert de vos données en dehors de l’Union européenne et le cas échéant, l’existence d’un traitement automatisé.

Des finalités déterminées, explicites et légitimes

Chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite qui vous est exposée dans le cadre des mentions d’information, des politiques de confidentialité disponibles et/ou de la présente politique externe de protection des données.

La minimisation et la qualité des données traitées

Pour chacun des traitements mis en œuvre, Le Club DPO s’engage à traiter uniquement des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées

Il veille à assurer la qualité des données : elles sont mises à jour régulièrement sur déclaration et mises en à votre disposition des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

Conservation des données les délais limités

Le Club DPO conserve les données traitées le temps nécessaire à l’accomplissement des finalités que nous avons définies.

Il établit des durées de conservation pour chacun de ses traitements de données à caractère personnel qu’il met en œuvre.

Ils sont définis au regard des finalités poursuivies, de la base légale de traitement et des recommandations de règlementaires.

La sécurité de vos données

Comme en dispose l’article 32 du RGPD, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, pour les droits et libertés des personnes physiques, le Club DPO et ses sous-traitant éventuels mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Ces mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre de façon à garantir la protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d’origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité de vos données.

Il s’assure dès la conception ou bien lors des choix de ses différents outils qu’il peut vous proposer, qu’ils permettent d’assurer un niveau de protection conforme à l’état de l’art des données à caractère personnel traitées.

Pour sécuriser les traitements opérés, le Club DPO emploie le protocole https pour sécuriser toutes les pages de son site. Il emploie également la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel lorsque cela s’avère nécessaire au regard des risques encourus et de la sensibilité du traitement effectué.

Il met, par ailleurs si nécessaire, des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement.

Le choix de nos sous-traitants est très rigoureux. Nos prestataires qui sont les sous-traitants au sens du RGPD, notamment, sont sélectionnés en fonction de leur maturité en termes de conformité à la réglementation de la protection des données.

Il leur est également demandé des engagements et des garanties objectives en termes de sécurité des données et de conformité RGPD.

Nous faisons signer à nos sous-traitants des conventions ou avenant RGPD (art. 28) afin de nous assurer de leur conformité à la réglementation de la protection des données et leur niveau de sécurité.

2 – Exercice de vos droits.

Comment puis-je exercer mes droits prévus par le RGPD et par la loi Informatique et Libertés ?

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous pouvez formuler une demande de droit d’accès, droit de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition.

Vous pouvez adresser votre demande : 

– Soit par courrier postal à : Association Club DPO – Ordre des Avocats- Bureau des Associations-CS80420

75053 Paris Cedex 01 

– Soit par courriel à : contact@clubdpo.fr 

Concernant les demandes d’accès à vos données :

Vous préciserez dans votre demande (en partie ou en totalité) sur quelles catégories de données ou sur quelles opérations de traitement elle porte.

Vos données vous seront transmises par courrier postal, en recommandé avec accusé de réception, ou par mail lorsque la demande a été formulée par mail pour respecter le parallélisme des formes (article 15.3 du RGPD).

En application de l’article article 12.5 du RGPD, en cas de demandes manifestement excessives, le Club DPO peut exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées peut être demandé ou refuser de donner suite à ces demandes.

Concernant votre demande de rectification :

Vous devez nous indiquer précisément les données inexactes ou incomplètes vous concernant, et de fournir toutes informations permettant de les corriger ou de les compléter (article 15 du RGPD).

Concernant votre demande d’effacement, de limitation, d’opposition :

Vous devez nous indiquer les données vous concernant dont vous demandez l’effacement, la limitation et pour lesquelles vous vous opposez à ce que nous les traitions, et les raisons de votre demande (article 17 du RGPD).

Concernant le droit de définir le sort de vos données personnelles après votre décès :

Vous pouvez prévoir des directives régissant les traitements de données à caractère personnel.

En vertu de l’article 85 de la Loi Informatique et Liberté vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès. Ces directives sont générales ou particulières.

Ces directives définissent la manière dont vous entendez que soient exercés, après votre décès, vos droits. Les directives particulières concernent spécifiquement les traitements de données à caractère personnel mentionnées par ces directives. Elles sont enregistrées auprès des responsables de traitement concernés. Elles font l’objet de votre consentement spécifique en tant que personne concernée et ne peuvent résulter de la seule approbation des conditions générales d’utilisation.

Attention ces directives ne peuvent concerner que les traitements des données à caractère personnel opéré par nous en tant que responsable de traitement.

Concernant votre droit d’introduire une réclamation à la CNIL :

En vertu de l’article 12.4 du RGPD, je vous informe que vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (la CNIL en France) et de former un recours juridictionnel.

Pour saisir la CNIL, votre réclamation peut-être adressée :

• Par courrier postal en écrivant à : CNIL – Service des Plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
• Sur le site web de la CNIL :
• Dans certains cas déterminés, par le téléservice de plainte en ligne;
• Dans les « autres cas » non prévus par le téléservice, le service « Besoin d’aide », qui vous permettra d’accéder au formulaire de plainte au bas d’une réponse à une question.

3 – Traitement de vos données à caractère personnel (qui, quoi, comment, délais de conservation)

Le Club DPO collecte-t-il des données personnelles et pour quelles finalités ?

Les données à caractère personnel sont les informations permettant de vous identifier soit directement soit indirectement tel qu’exposé à l’article 4.1 du RGPD.

Le Club DPO et traite certaines de vos données à caractère personnel afin de répondre et exécuter les finalités ci-après exposées.

Les catégories de données traitées

Le Club DPO traite les catégories de données suivantes :

• Etat-civil, identité, données d’identification (nom, prénom, adresse professionnelle, courriel professionnel)
• Vie professionnelle (CV, formation professionnelle, fonctions…)
• Données de connexion (adresses IP, journaux d’événements…)
• Des données liées à l’image et/ou la voix de la personne concernée, telles que captées lors des interventions durant les évènements, formations ou concours
• Des données figurants dans des documents officiels (tel que l’extrait K-bis ou de l’avis d’immatriculation au répertoire SIRENE)

Le Club DPO respecte le principe de la minimisation des données qui prévoit que les données à caractère personnel doivent être adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Nous traitons donc uniquement les données qui sont nécessaires à l’accomplissement des finalités ci-dessus exposées.

En l’absence de communication de ces informations, votre demande pourrait ne pas pouvoir être examinée ou son analyse retardée.

La provenance des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel concerne les données que vous nous communiquez.

Nous pourrons être amené à vérifier l’effectivité des informations que vous nous communiquez sur des plateformes d’information publiques (réseaux sociaux, site internet,)

Les finalités des données à caractère personnel

Les données collectées servent pour :

• La gestion des candidatures du Grand Prix « Golden Place For DPO »
• Sélection des candidats
• Organisation de l’Évènement
• Gestion de la communication pendant et après l’évènement

Les bases légales et les finalités des traitements :

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre sur la base de votre consentement :

• La gestion des candidatures au Challenge du Club DPO (instruction et sélection des candidats au Grand Prix)
• Sélection des candidats
• Organisation de l’Évènement

Les traitements qui poursuivent les finalités suivantes sont mis en œuvre sur la base des intérêts légitimes du Club DPO :

• Gestion de la communication pendant et après l’évènement

Destinataires des données à caractère personnel

Les destinataires des données à caractère personnel sont les personnes habilitées au sein du Club DPO à en connaître et ce au regard des finalités exposées.

Les sous-traitants du Club DPO seront peut-être ponctuellement amenés à traiter les données à caractère personnel. Ces sous-traitants sont notamment les personnes habilitées au sein du de l’ordre des avocats au Barreau de Paris aux fins d’organisation de la soirée de la remise des prix. Par ailleurs, pour la conception du formulaire et la collecte des réponses au formulaire de candidature, nous recourons aux services de l’association Framasoft c/o Locaux Motiv 10 bis, rue Jangot. 69007 Lyon (France).

En sus, le Club DPO a recours aux services de la société Evenium pour mettre à disposition du public un système de vote en ligne afin que les lauréats soient élus par les personnes présentes lors de la Soirée du DPO, ainsi que pour y enregistrer leur présence.

Transfert de données

Le responsable du traitement ne transfère pas de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

Durée de conservation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel du DPO et de son décisionnaire seront conservées pendant 1 an à compter de leur collecte

Prise de décision automatisée

Des décisions automatisées seront prises sur la base des données collectées. Chacune des questions qui vous seront posées lors de votre inscription sont pondérées par des points qui conditionnent votre accession à la seconde étape du Grand Prix « Golden Place For DPO ».